При приеме на работу попросите предъявить паспорт или национальное удостоверение личности голландца и, если необходимо, вид на жительство в соответствии со статьей 15 Закона о трудоустройстве иностранных граждан.
Для начисления заработной платы используются BSN, реквизиты банковского счета и подписанный трудовой договор; храните эти документы не менее пяти лет в соответствии с Законом о налоге на заработную плату.
Для должностей, связанных с уходом за детьми, финансами или безопасностью, получите сертификат поведения (VOG), датированный шестью месяцами, в соответствии с требованиями отраслевого законодательства.
Если соблюдение требований безопасности или законодательства зависит от профессиональной квалификации — например, от статуса медсестры в BIG-регистре или сертификации вилочного погрузчика, — храните заверенные копии в личном деле.
Декларации о состоянии здоровья можно собирать только в тех случаях, когда по закону положены медицинские осмотры (Закон об условиях труда, статья 18); никогда не храните результаты медицинских осмотров дольше установленного срока.
GDPR Статья 6(1)(c) ограничивает хранение документов перечисленными выше доказательствами; удалите все лишние персональные данные, чтобы избежать административных штрафов до 20 миллионов евро.
Можно ли требовать документы от сотрудницы и какие именно
Собирайте только те документы, которые прямо предусмотрены трудовым и налоговым законодательством Нидерландов; любая дополнительная бумажная работа требует четкого юридического обоснования и предварительного письменного объяснения с работником.
Документы, подтверждающие личность и место жительства
Статья 28b Закона о налоге на заработную плату обязывает работодателя хранить разборчивую копию действительного паспорта, удостоверения личности или карты резидента ЕС с номером обслуживания граждан (BSN) в течение как минимум пяти полных календарных лет после года прекращения контракта. Для сотрудников из стран, не входящих в ЕЭЗ, необходимо приложить стикер с видом на жительство или комбинированное разрешение на проживание и работу, как того требует статья 15 Закона о трудоустройстве иностранных граждан.
Документы для особых случаев
При оформлении отпуска по беременности и родам компания может запросить декларацию о беременности (zwangerschapsverklaring), подписанную акушеркой или врачом не позднее чем за три недели до предполагаемой даты отпуска, чтобы активировать льготы UWV. При сменной работе с опасными веществами отраслевые кодексы безопасности (например, Декрет об условиях труда 4.10) позволяют организации запрашивать актуальные справки о прививках или медицинской пригодности. Храните такие медицинские документы отдельно, ограничьте доступ к ним только сотрудникам службы гигиены труда и удаляйте их, как только истечет установленный законом срок хранения — обычно два года.
Никогда не храните личные письма, банковские выписки или справки о семейном положении: они не имеют законного основания и могут нарушить статью 5(1)(c) GDPR о минимизации данных.
Когда работодатель имеет законное право требовать документы от сотрудниц
Собирайте только те документы, которые строго предписаны законом: Удостоверение личности, справку о налогах, подтверждение банковского счета, справку о беременности для декретного отпуска и справку о гигиене труда для работы с вредными условиями труда.
При приеме на работу компания может попросить у новой сотрудницы действительный паспорт или голландское удостоверение личности и скопировать гражданский номер (BSN). Правовую основу составляют статья 28 Закона о налоге на заработную плату и статья 7:656 Гражданского кодекса.
Для начисления заработной платы отдел по начислению заработной платы может запросить IBAN и подписанную форму по налогу на заработную плату, чтобы правильно применить таблицу по налогу на заработную плату.
Если работа связана с воздействием свинца, ночными сменами, поднятием тяжестей или химических веществ, служба условий труда может запросить у сотрудницы справку о состоянии беременности, чтобы разработать план безопасной работы в соответствии со статьей 4.106 Декрета об условиях труда.
Для предоставления декретного отпуска и льгот отделу кадров потребуется справка от акушерки или врача, подтверждающая предполагаемую неделю родов; запрос может быть подан не ранее чем за тринадцать недель до этой недели, согласно статье 3:1 Закона о работе и уходе.
Закон о равном обращении запрещает компании запрашивать данные о брачных планах, контрацепции или семейных желаниях; требование таких данных может повлечь за собой штрафы со стороны Совета по правам человека.
Все собранные документы должны храниться не дольше, чем это необходимо, и храниться отдельно от рабочих файлов; статья 5 GDPR требует их удаления по истечении установленного законом срока хранения.
Какие документы, удостоверяющие личность, могут быть затребованы при приеме на работу
Удостоверяйте личность каждого кандидата с помощью одного удостоверения личности с фотографией, выданного правительством, и храните защищенную копию только после подписания трудового договора.
Обязательные документы, удостоверяющие личность в соответствии с законодательством ЕС
- Паспорт или национальное удостоверение личности — подтверждает имя, дату рождения и гражданство; копия должна храниться в течение пяти лет после окончания трудовой деятельности (ст. 7.2 Wet op de loonbelasting 1964, NL).
- Вид на жительство — требуется для кандидатов из-за пределов ЕЭЗ; срок действия должен охватывать весь период предполагаемого трудоустройства (ст. 15 Arbeid Vreemdelingenwet).
- Burgerservicenummer (BSN) — необходим для регистрации заработной платы; запишите номер, но замаскируйте копию, чтобы при подаче были видны только последние четыре цифры.
- Подтверждение банковского счета — выписка IBAN или письмо из банка, чтобы убедиться, что зарплата поступает на счет на имя сотрудника.
Дополнительные документы, зависящие от роли
- Сертификат поведения (VOG) — разрешается только для должностей, связанных с работой с наличными, уязвимыми группами населения или государственной тайной; получить не более чем за два месяца до даты начала работы (ст. 4 Wet Justitiële en Strafvorderlijke Gegevens).
- Профессиональная лицензия или диплом — только для регулируемых профессий, таких как медсестра, юрист или инженер-строитель; подтвердите подлинность через соответствующую палату или образовательный реестр.
- Водительское удостоверение — спрашивайте только в том случае, если управление автомобилем компании является важной задачей; сохраните скан лицевой стороны, отредактируйте фотографию, чтобы минимизировать раскрытие данных.
Храните все копии в системе управления персоналом с ограниченным доступом, шифруйте в состоянии покоя и удаляйте ненужные данные по истечении установленного законом срока хранения, чтобы оставаться в соответствии с GDPR.
Запрос медицинских справок: Допустимые сценарии и ограничения
Запрашивайте медицинские справки только в тех случаях, когда это оправдано законом или договором.
Голландский закон об условиях труда (Arbowet) позволяет руководителю запросить у врача компании заключение о пригодности к работе после начала отпуска по болезни; работника могут попросить переслать справку только в том случае, если служба гигиены труда не может предоставить ее напрямую.
После 42 календарных дней отсутствия Wet verbetering poortwachter обязывает обе стороны представить отчет о проделанной работе; отсутствие такого отчета в течение первых восьми недель грозит фирме штрафами UWV.
Во время беременности организация может потребовать справку, подтверждающую дату родов и срок беременности, в соответствии со статьей 4:3 Arbeidstijdenwet, однако в справке может быть указана только предполагаемая неделя родов, но никак не диагноз.
Для периодического медицинского наблюдения статья 9.2(h) GDPR разрешает собирать только данные, необходимые для оценки пригодности; любая подробная информация, выходящая за рамки функциональных возможностей, нарушает обязанность по минимизации данных, предусмотренную статьей 5(1)(c).
Храните каждую справку в опечатанной медицинской папке, отдельно от личного дела, и уничтожайте ее через два года после последнего дня отпуска по болезни, если только более длительное хранение не предписано арбейдшигиенише диенст.
Никогда не заставляйте человека сообщать диагноз, лекарства или прогноз; во избежание незаконной обработки данных особой категории направляйте все уточнения через врача-профпатолога.
Законно ли требовать подтверждение семейного положения или статуса родителей
Никогда не требуйте свидетельства о браке или рождении при приеме на работу; такие запросы нарушают статью 646 книги 7 Гражданского кодекса Нидерландов, Algemene wet gelijke behandeling и Директиву ЕС 2006/54/EC.
- Стадия приема на работу : Вопросы о семейном положении недопустимы. Отказ от ответа или предоставление неверной информации не могут служить основанием для отказа.
- Стадия трудоустройства: принимается только в том случае, если закон обязывает работодателя — например, налоговые вычеты из заработной платы (Wet op de Loonbelasting 1964), установленный законом отпуск по уходу за ребенком (Wet arbeid en zorg) или пенсионное обеспечение партнера. Собирайте только ту часть свидетельства, в которой указаны правовые отношения и дата рождения; остальные данные маскируйте.
- Основание GDPR: используйте статью 6(1)(c) (юридическое обязательство). Избегайте согласия; оно редко считается добровольно данным в рамках трудовых отношений.
- Минимизация данных : Храните сканы в зашифрованной HR-системе, храните отдельно от личного дела и удаляйте сразу после срока хранения, указанного в Uitvoeringsregeling loonbelasting.
- Контроль доступа : Ограничьте права просмотра одним сотрудником отдела кадров и поставщиком заработной платы; регистрируйте каждый доступ.
- Последствия незаконного сбора информации: сотрудники могут подать жалобу в Голландский орган по защите данных (AP); штрафы могут достигать 4 % годового оборота в соответствии с GDPR и отдельных санкций в соответствии с Голландским законом о равном обращении.
Рекомендуемая практика: отложите все проверки семейного положения до появления конкретных юридических оснований, сохраняйте минимум доказательств, ограничьте доступ и запланируйте автоматическое стирание.
Какие финансовые или банковские документы могут быть запрошены, если таковые имеются
Предоставляйте только идентификаторы банковских счетов, необходимые для перечисления зарплаты (IBAN, BIC), вместе с установленными налоговыми формами; откажитесь от личных заявлений или кредитных отчетов, если должность не подпадает под регулирование финансового сектора.
Данные, связанные с заработной платой
Работодатели могут на законных основаниях записывать номер счета получателя зарплаты, код филиала, IBAN, BIC и имя, указанное на счете. Гражданский кодекс Нидерландов, Книга 7, статья 616 и статья 620, разрешает сбор таких данных, в то время как GDPR, статья 6(1)(b), основывает обработку на выполнении договора. Сохраните копию мандата SEPA или формы прямого депозита; больше ничего копировать нельзя.
Особые случаи в рамках финансового регулирования
Роли, подпадающие под действие голландского Закона о финансовом надзоре (Wft) или Закона о борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма (Wwft), могут вызвать дополнительную проверку. В таких случаях фирма может потребовать недавнюю проверку кредитоспособности или подтверждение платежеспособности, но только после письменной оценки рисков и с хранением не более двух лет. Запросы выписок из частных банковских счетов по-прежнему запрещены; голландское Управление по защите данных наложило штрафные санкции за такое превышение полномочий в решении 38/2023.
Любой более широкий сбор информации — например, полных историй транзакций, остатков сбережений или гарантий третьих лиц — нарушает принцип минимизации данных в статье 5(1)(c) GDPR и грозит компании штрафом в размере до 4 % от мирового оборота. Сотрудники могут подать жалобу в AP или потребовать возмещения гражданского ущерба.
Запрос свидетельств об образовании и квалификации: Правовая основа
Запрашивайте только высший диплом или лицензию, подтверждающие уставную или ролевую компетенцию; все, что выходит за эти рамки, нарушает правило минимизации данных в статье 5(1)(c) GDPR и грозит выговором со стороны Голландского управления по защите данных.
Допустимые правовые основания
Договорная необходимость (GDPR 6(1)(b)): проверка полномочий, непосредственно связанных с трудовым договором, таких как регистрация медсестры в BIG или звание бухгалтера в RA, является законной.
Правовое обязательство (GDPR 6(1)(c)) : Статья 7:655(1)(k) Гражданского кодекса Нидерландов обязывает работодателя хранить свидетельства о квалификации, если законодательство или коллективный договор делают их обязательными (например, сертификаты безопасности в соответствии с Законом об условиях труда).
Законный интерес (GDPR 6(1)(f)): для неуставных должностей работодатель может обосновать сбор диплома, если это строго необходимо для защиты клиентов или соблюдения требований страховщика, при условии, что документально подтвержденная проверка сбалансированности показывает, что воздействие на конфиденциальность ограничено.
Правила хранения и безопасности
Храните отсканированные копии в личном деле с ограниченным доступом, зашифрованном в состоянии покоя; храните не более двух лет после окончания работы, если только отраслевое законодательство не предписывает более длительный срок (например, пять лет для авиации в соответствии с EASA Part-CAMO). Уничтожайте физические оригиналы сразу после безопасной оцифровки. Сохраняйте контрольный журнал, показывающий, кто и почему получил доступ к файлу; невыполнение этого требования может привести к штрафу до 1 000 000 евро в соответствии со статьей 110a UAVG.
Всегда информируйте сотрудника в письменном виде с помощью уведомления о конфиденциальности, в котором указывается правовое основание, срок хранения и право на стирание по истечении установленного срока. Игнорирование этого шага нарушает статьи 13-14 GDPR и подвергает компанию риску предъявления исков о возмещении нематериального ущерба в соответствии со статьей 82 GDPR, как разъяснено в постановлении Европейского суда от 2024 года C-300/21.
Требования к хранению документов и конфиденциальности для работодателей
Работодатели должны обеспечить надежное хранение персональных данных сотрудников и ограничить доступ к ним только уполномоченному персоналу. Это включает в себя соблюдение законов о защите данных, таких как GDPR. Все документы должны храниться в течение минимального срока, предусмотренного законом, а затем безопасно уничтожаться. Для сотрудников, работающих с конфиденциальной информацией, должны быть заключены соглашения о конфиденциальности, чтобы предотвратить несанкционированный обмен информацией.
Меры по защите данных включают использование шифрования для электронных записей и надежных систем хранения бумажных материалов. Такие меры защиты помогают снизить риски, связанные с утечкой данных. Важно иметь четкие правила, определяющие надлежащую обработку, хранение и уничтожение конфиденциальных документов.
Работодатели также должны установить четкие правила доступа к данным, гарантирующие, что только те, кто имеет законную необходимость, могут просматривать конфиденциальную информацию. Периодические проверки и обучение персонала протоколам конфиденциальности являются ключевыми факторами поддержания высоких стандартов безопасности данных.
В случае утечки данных работодатели должны действовать оперативно, информируя пострадавших лиц и соответствующие органы, как того требует закон. Нарушения должны быть задокументированы, и должны быть предприняты корректирующие действия для предотвращения их повторения в будущем.