Контроль трудовых доходов — это проверка начислений и выплат работникам и соответствия нормативным требованиям. Может быть обязательным и необязательным внешним или внутренним. В статье рассматривается, как организовать управление расчетами с персоналом по оплате труда и его польза для работодателей.
Зачем нужен аудит оплаты труда
Расчеты с персоналом проверяют различные органы, в том числе страховые фонды, налоговые инспекции, оструд и гострудинспекции. Если обнаруживается ошибка, работодатель может признать ее административной и привлечь к уголовной ответственности.
Штраф за неполную выплату зарплаты составляет от 30 000 до 50 000 рублей по статье 5.27 Закона об административных правонарушениях РФ. Налоговые органы также начисляют взносы за неполную уплату подоходного налога и штрафуют на 40 %.
Добровольный контроль заработной платы позволяет избежать подобных рисков. Его стоимость ниже, чем возможность применения санкций.
В некоторых случаях контроль заработной платы является обязательным процессом. Он проводится в рамках аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности за текущий год. Обязательный контроль требуется, например, страховым и финансовым компаниям, а также организациям с государственным участием в уставном капитале. Более подробную информацию можно найти в отчете Минфина.
Скачать перечень обязательных проверок Министерства финансов Российской Федерации можно по этой ссылке.
Кто может проводить аудит расчетов с персоналом
Проверки включают в себя оценку
Для выполнения этих действий работодатель может нанять внешнего аудитора, то есть независимый профессиональный орган или службу внутреннего контроля.
Одним из принципов аудита является профессиональная независимость. Внешние фирмы не должны быть связаны с клиентами. Рекомендуется, чтобы группа экспертов по внутреннему контролю подчинялась непосредственно директорам или совету директоров.
Самоконтроль может осуществляться совместно кадровиками и бухгалтерами. Главное, они не должны сразу контролировать выполнение своей работы. В противном случае не будет соблюден принцип профессиональной независимости.
Ежегодный обязательный контроль финансовой отчетности может осуществляться только внешней аудиторской организацией.
Из каких этапов состоит аудит
Аудиторские проверки проводятся в соответствии с программой, включающей график работы специалистов. Основные этапы проверки персонала и расчетов:
1. подготовка. На этом этапе определяется программа контроля и список экспертов. Если привлекается сторонняя организация, то договор расторгается.
2. ознакомление. Аудитор изучает местные нормативные акты, в том числе должностные инструкции. Контракты, HR-панели и наличие результатов SOTS для каждого рабочего места.
3. базовый. На этом этапе оценивается точность расчетов с каждым сотрудником. Поскольку полный контроль занимает много времени, контролер проводит выборочную проверку. Однако если отклонения становятся очевидными, специалисты могут провести тщательный контроль в некоторых областях. Это необходимо для того, чтобы понять, носят ли ошибки единичный или систематический характер.
Наблюдения оформляются в контрольные списки, протоколы или другие формы, принятые аудитором. Они сопровождаются документацией, изученной экспертами, т. е. копией аудиторской информации.
4. заключительный. На этом этапе составляется контрольный отчет.
Аудитор может предварительно направить аудитору запись о несоответствии для получения объяснения причин обнаруженного несоответствия. Все объяснения также прилагаются к отчету.
Как использовать результаты аудита оплаты труда
Аудиторы могут выявить нарушения работодателя в части расчетов с персоналом.
Аудиторы не могут привлечь к ответственности сотрудников или оштрафовать работодателя. Отчеты готовятся для руководящего органа компании, который уполномочен принимать решения.
Работодателям необходимо помнить, что главная цель вознаграждения — не наказать виновных. Проверки проводятся для того, чтобы выявить ошибки и принять меры по устранению их причин. Поэтому работодателям рекомендуется разработать план корректирующих действий по результатам проверки.
Читайте статью на эту тему на сайте.
Зачем нужна проверка расчетов по з/п
В ходе этой проверки исследуется ряд вопросов, таких как.
На заключительном этапе аудиторского исследования изучается структура показателей в бухгалтерском отчете. Она должна содержать полную информацию обо всех накопленных и выплаченных сотрудникам доходах.
Если в бухгалтерской справке есть отклонения от регистра бухгалтерского учета или основных документов, это считается ошибкой. Задача контролера в таком случае заключается не только в обнаружении недостатков, но и в поиске причин их появления и способов устранения неточностей.
Процесс документальной проверки
Чтобы выполнить все поставленные перед контролером задачи, необходимо изучить широкий спектр документации. К числу обязательств, которые необходимо рассмотреть, относятся,
После сравнения договоров и ключевых документов анализируются обобщенные данные. Для этого изучаются данные из финансовых отчетов. Важно проанализировать все показатели оборота и правильность ведения главной книги счетов.
При проверке штатного расписания и сверки по заработной плате аудитору необходимы карточки этих счетов.
Какие ошибки могут найти
Нарушения могут быть связаны с отсутствием договоров с сотрудниками или применением налоговых вычетов.
Выплаты сотрудникам могут быть восприняты как незаконные, если они не прописаны в локальном акте компании.
Серьезными ошибками считаются неправильное формирование базы для начисления страховых взносов и льгота по 70-му бухгалтерскому счету, предоставленная работникам вне системы доходов.
Результатом проверки является отчет аудитора с указанием всех выявленных недостатков и рекомендациями по их исправлению и недопущению.
В чем заключается
Первым этапом аудита является обращение и изучение личных дел сотрудников. Кадровая документация является основанием для приема сотрудников на работу и гарантией оплаты труда. Необходимо изучить внутренние локальные акты, регулирующие систему оплаты труда и взаимоотношения с работниками: штатные расписания, коллективные договоры, положения о премировании (проверить прием сотрудников на работу, социальные гарантии и их возможные права). Трудовые договоры, надбавки, лицензии и трудовые книжки касаются каждого сотрудника более конкретно. В связи с отсутствием основных бухгалтерских документов в налоговой инспекции взимается штраф за каждый отсутствующий обязательный документ.
Затем информация из кадровых документов сопоставляется с регистрами бухгалтерского учета для накопления расходов на оплату труда. Все суммы, относящиеся к конкретному сотруднику, должны быть идентифицированы и доведены до его сведения в письменном виде. В учреждении должна быть разработана форма первичной учетной документации, так как при отсутствии утвержденной самостоятельно разработанной формы необходимо использовать календарную форму первичного документа.
Аудиторы вправе проверять всех сотрудников предприятия или выборочно. Проверяются платежки, расчеты, реестры для перечисления на зарплатные карты, расходы, расчеты по лицензиям, а также справки о нетерпении к работе, состоянии концентрации, другие обязательные представления и платежи.
Проверка правильности утверждения подоходного налога с физических лиц предполагает определение полноты использования налоговой базы и отражения в учете всех видов материального или финансового поощрения в составе доходов. Выявляется соблюдение условий предоставления налоговых скидок в бюджет, а также правильность применения налоговых ставок.
Помимо прочего, необходимо проверить выплаты работникам подотчетных сумм, ссуд, командировочных, социальных и других выплат.
Типичные ошибки, выявляемые аудиторами в ходе проверки
К типичным ошибкам при начислении заработной платы относятся
Подготовлено экспертами Aktion Finance