Меморандум о введении стимулирующих выплат — это официальный документ, который позволяет обратиться к руководителю подразделения, директору структурного подразделения, с предложением о выплате дополнительных средств на заработную плату в качестве стимулирующей выплаты. Сегодня мы понимаем, что такой меморандум хорошо подходит для выплаты поощрений, на которые эти деньги имеют право, потому что это необходимо.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем разрабатывать Меморандум о взаимопонимании по введению стимулирующих выплат, заполняя его заголовки. В правом верхнем углу бумажного листа следует указать, кому направляется официальный документ. Получателем должен быть директор организации, поскольку именно он имеет право принимать подобные решения. Здесь должно быть указано его полное имя. Под текстом ниже, в углублении от красной строки, напишите имя автора служебной записки, должность, которую он занимает в штатном расписании.
Ниже документа начните составлять основной содержательный блок служебной записки. Мы обращаемся к руководителю и берем на себя инициативу по внедрению стимулов в бизнес. Здесь нужно четко определиться:
После того как ситуация прояснилась, можно приступать к подписанию документа. Редактор МОД должен подписать все вышеперечисленное, чтобы поставить официальную дату документа. Затем мы передаем окончательный вариант МОД на рассмотрение директору и ждем, какое окончательное решение будет принято.
Можно ли написать меморандум о премировании многих сотрудников?
Меморандум о премировании можно разослать как по группе структурных подразделений, так и по всей организации.
Руководитель каждого структурного подразделения в соответствии с утвержденным предприятием положением о премировании направляет всем сотрудникам служебную записку, в которой фиксирует выплату материального поощрения по итогам работы за месяц (квартал, год). В меморандум могут быть включены работники, работающие в регионе.
В памятку могут быть включены работники, поощряемые за индивидуальные достижения.
Значимость служебной записки
Простые заявления не служат основанием для издания приказов о премировании. Суть заявления сотрудников заключается в выражении пожеланий трудового коллектива. Оно не отражает мнения директора и не является средством переписки между различными иерархическими уровнями компании.
Во-вторых, меморандум о взаимопонимании служит каналом связи между подразделениями компании. Он служит инструментом для выработки единого мнения между сотрудниками и работодателем. Типовой образец меморандума о взаимопонимании по вопросам вознаграждения сотрудников обычно разрабатывается отделом кадров и рассылается руководителям подразделений компании.
| 1 | Накануне выплаты зарплаты все руководители подразделений подают письменное ходатайство о материальном поощрении своих подчиненных с помощью такого документа |
| 2 | Затем директор организации изучает служебные записки и на основании этого составляет приказ о выплате пособий |
| 3 | Этот приказ передается в бухгалтерскую службу, которая производит начисления на дополнительную заработную плату |
Периодичность выплаты премий не предусмотрена Трудовым кодексом. Работодатель может назначать ежемесячные, ежеквартальные или годовые премии. Законодательные требования по обязательному премированию отсутствуют. Компании не могут внедрить этот инструмент управления персоналом.
Заполнять анкету имеют право только руководители структурных подразделений или сотрудники, временно замещающие этих сотрудников.
Автор документа заверяет ссылку собственноручной подписью. Рядом с подписью ставится ее расшифровка. Выплата премии сотрудникам (или в свободной форме) оформляется надлежащим образом в соответствии с образцом для выплаты. Если директор согласен с должностью начальника отдела, он ставит визу согласования в письменном виде.
Как назначают премию
Следующий этап — обработка ратифицированной директором заявки кадровой службой. На основании имеющихся заметок формируется общий заказ на выплату премий бизнесу.
Приказы о приеме на работу предоставляются на подпись членам трудового коллектива. Их интересы затрагивает этот распорядительный документ. Еще одна выписка из приказа направляется в бухгалтерию для утверждения.
Пособия рассчитываются одновременно с основной зарплатой. Из общей суммы и суммы, подлежащей распределению, делаются обязательные проводки.
Премиальные выплаты обычно облагаются налогом. На эти суммы также должны начисляться обычные страховые взносы.
Руководителям подразделений, ответственным за подготовку служебных записок о материальном стимулировании, следует помнить, что документ должен содержать информацию о причинах, обосновывающих надбавки. Если это условие не будет соблюдено, то надбавки не будут рассматриваться налоговыми органами как элемент системы оплаты труда предприятия. Такая ситуация чревата ошибками при формировании базы по налогу на прибыль.
Типовой образец служебной записки о выплате премий сотрудникам имеет следующие формы
Кузьмин Иван Денисович занимал должность электрозеркальщика в лаборатории ООО в течение 12 лет. За это время он зарекомендовал себя как грамотный и ответственный работник, добросовестно выполняющий все поручения администрации, соблюдающий трудовую дисциплину и проявляющий инициативу в решении производственных задач.
В июле 2023 года процесс производства был значительно ускорен сверх установленных 55% от плана по переработке компонентов «Кузьмин И.Д.». В связи с этим мы просим выплатить компании «Кузьмин И. Д. 2023 годовую премию в размере 100% от прибыли.
Правила составления служебной записки
При организации системы внутреннего документооборота целесообразно утвердить единый образец заявки на премирование.
Трудовой кодекс предусматривает право работодателя вводить дополнительные меры поощрения сотрудников (ст. 191 ТК РФ). Премии выступают в качестве метода мотивации. Размер и периодичность выплат должны определяться внутренним нормативным законодательством.
Если руководитель предприятия хочет подчеркнуть достижения отдельных сотрудников, ему могут быть разрешены внеочередные разовые премии. В этом случае, помимо планомерного накопления выплат, составляется меморандум о премировании сотрудника (скачать образец можно в конце статьи). В документе должны быть отражены ключевые условия, то есть основание для выплаты бонуса.
В меморандуме следует уточнить эту информацию.
Меморандум по всем формам составляется начальником отдела. Если в компании есть образец, утвержденный локальным нормативным актом, кадровый представитель обязан его применять. Если образца, регламентированного внутренним приказом, нет, руководители подразделений составляют документ добровольно.
Главное условие — в бланке должна быть отражена вся необходимая информация, включая коэффициент поощрения. Примечания могут быть написаны от руки или распечатаны на чистых листах А4.
В частности, для читателей наши специалисты готовят записки на выплату премии работникам бухгалтерии. Образцы относятся к текущему году.
Изменения для бухгалтера в 2024 году
Редакция журнала «Главбух» написала статью о том, какие изменения ждут бухгалтеров в ближайшем будущем. А эксперты компании «Главбух-Системы» составили удобный справочник по всем изменениям в работе, которые ожидаются в 2024 году. Изменения очень приятные! Статья и драйвера помогут вам быстро разобраться в новых правилах. Упустите главное и никогда не работайте без санкций.