Уничтожение документа — это необратимая мера, направленная на уничтожение документа, который больше не участвует в делопроизводстве и больше не содержит информации, необходимой для его использования. Уничтоженные документы не могут быть восстановлены физически. Необратимость процесса требует особо ответственного отношения к отбору уничтожаемых документов и самому процессу. Как составляется акт об уничтожении бухгалтерских документов? Закон разрешает уничтожать только те документы, срок хранения которых истек.
Чтобы избежать непредвиденных ситуаций, когда эти документы могут понадобиться, рекомендуется немного подождать после истечения официального срока хранения документов. Все вопросы, связанные с документами, относящимися к налоговым декларациям, регулируются Федеральным налоговым кодексом РФ. Порядок хранения и уничтожения документов описан в Федеральном законе №. В то же время сроки хранения различных бухгалтерских документов регулируются главой II Приказа № 236 Росархива. 236 Росархива.
Отбор документов, более не нужных
Важно! Закон о поручении уничтожения документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке.
Лица, входящие в состав комиссии, утверждаются специальным распоряжением администрации. Состав может меняться ежегодно и, в случае положительного решения, утверждаться экспертами.
Важно: Если некоторые из документов, отобранных для уничтожения, являются конфиденциальными, их необходимо оформить отдельным законом.
Даты отбираемых документов
К уничтожению отбираются документы, срок хранения которых истекает к 1 января года, в котором составляется закон об уничтожении. Если срок хранения дела истекает после 1 января, оно может быть включено в закон только на следующий год. Например, если срок хранения документа истекает 1 февраля 2023 года, документ может быть включен в акт об утилизации до 1 января 2024 года.
Согласно статье 4.13 Положения о сохранности документов, аналогичная процедура применяется к электронным документам, срок хранения которых истек.
Обратите внимание, что виды вандализма в отношении жизненно важных документов приведены в приложении №. 21 Приказа № 526 Министерства культуры.
Акт составлен, что дальше?
Данный акт составляется, подписывается главной экспертной комиссией, утверждается ее членами и подписывается администрацией.
Примечание: Если часть делового документа разрешено передать в Государственный фонд государственных архивов, то акт обязательно должен быть согласован с Комитетом профессиональных архивов.
Не! Использование «приговоренных» документов в любых других целях категорически запрещено. Черновики и т. д.
Как утилизировать документы?
Небольшое количество документов может быть уничтожено самим органом. Для этого используются уничтожители. Самоуничтожение документов не рекомендуется во избежание проблем с пожарными испытаниями. В случае самоуничтожения следует составить акт в свободной форме.
Большие партии документов следует сдавать в специальную компанию для уничтожения. К отчету должна прилагаться квитанция, выданная компанией-уничтожителем, с указанием того, что документ принят к уничтожению.
Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору бумажных отходов — это гораздо дешевле, но в этом случае не исключен ненужный пропуск информации.
Срок не истек, но больше хранить нельзя
Может возникнуть необходимость уничтожить документы, которые еще нужно сохранить, но они стали нечитаемыми и непригодными для дальнейшего хранения. Это происходит, когда хранящийся документ был непоправимо поврежден или изменен. Причина повреждения может быть разной — от нарушения незначительных правил хранения до чрезвычайной ситуации или катастрофы.
При оценке таких документов в отчете должны быть указаны причины, по которым документ не может храниться дальше.
Какие документы лучше сохранить!
Бывают ситуации, когда документ не должен изыматься даже в течение срока годности. Такие документы должны быть сохранены любой ценой.
Бухгалтерские документы обладают уникальными характеристиками с точки зрения сроков хранения. Их уничтожение регулируется теми же законодательными нормами, что и уничтожение других документов, однако на бухгалтерские данные распространяются дополнительные законодательные нормы, установленные Федеральным законом «О налоговом и бухгалтерском учете».
Уничтожение электронных архивов
Во многих случаях важная часть документооборота осуществляется в электронном формате. Своевременная очистка электронных ресурсов так же важна, как и отсутствие ненужной бумаги.
С точки зрения закона, тип носителя не имеет значения. Процесс уничтожения и активации аналогичен тому, что происходит с бумагами.
Оттенки следующие. Документы должны быть уничтожены на носителе (диск, флеш-карта). Если они записаны на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «удалить» не гарантирует их уничтожения, даже если файл будет отправлен в мусор. Даже после восьми циклов замены файлы, поврежденные «магнитным эхом», могут быть восстановлены.
Поэтому электронные файлы можно уничтожить путем длительной замены или отказа от жесткого диска (допустимы электромагнитное излучение, химическое воздействие и естественное разрушение). Это единственный способ гарантировать, что документы будут уничтожены окончательно и не попадут в чужие руки.
Не потеряйте! При уничтожении электронных файлов необходимо удалить все копии, сделанные на других носителях, включая бумажные копии.
Ответственность несёт руководитель
Если документ, который должен был храниться, уничтожен, даже если была проведена соответствующая активация и руководитель несет ответственность. Кодекс об административных правонарушениях предусматривает серьезные штрафы в размере 2 000-3 000 рублей за нарушение срока хранения документа и за нарушение правил утилизации, а за повторное нарушение — еще и штрафы.
Правила хранения и утилизации документов для организаций и ИП
Документы, связанные с установленными договорными и правовыми отношениями, банковской работой, сдачей отчетности в налоговые органы, бухгалтерским учетом, банкротством и т. д., имеют установленные законом сроки и правила хранения. Например, документы необходимо сохранять, чтобы избежать возможных проблем в случае возникновения споров с регулирующими органами, контрагентами или сотрудниками. Кроме того, неправильное хранение и преждевременное уничтожение документов может привести к штрафам как для самой организации, так и для ее сотрудников. Оспорить действия государственного органа гораздо проще, если в наличии имеются документы, подтверждающие правоту предпринимателя.
Нарушение правил хранения архивных документов карается штрафами. Для сотрудников — 3, 000-5, 000 рублей, для юридических лиц — 5, 000-10, 000 рублей. Уничтожение первичных документов в установленные сроки консервации относится к серьезным нарушениям правил бухгалтерского учета и наказывается штрафом до 20 000 рублей. За повторное нарушение работникам также грозит наказание от одного года до двух лет. Представление различных документов по требованию налоговой инспекции наказывается штрафом в размере 200 рублей за каждый. Если обнаружится, что налоговая база занижена из-за отсутствия документов, несознательная организация будет наказана штрафом в размере 20 % от неуплаченной суммы налога, но не менее 40000 рублей.
В этой статье рассказывается о том, как обеспечить сохранность документов в печатном и электронном виде и как уничтожить их по истечении срока хранения.
Продолжительность.
Сроки хранения различных документов определяются следующими основными нормативными актами
Кроме того, в зависимости от предмета деятельности организации на нее могут распространяться приказы, распоряжения и иные процессуальные действия, утвержденные соответствующими министерствами. Поскольку срок хранения документов не зависит от того, в каком виде они находятся — печатном или электронном, правила применяются одинаково.
Важный нюанс: если срок варьируется в зависимости от государственных перечней или других договоренностей (например, законов о бухгалтерском учете), необходимо выбрать максимальный срок.
Методы хранения документов
Хранение документов должно быть организовано таким образом, чтобы исключить возможность их изменения (пятна, выцветание и т.д.). Также должна быть обеспечена невозможность несанкционированного доступа к ним.
Очевидно, что часть документооборота осуществляется в электронном формате. К электронным документам применяются следующие правила, разработанные для органов государственной власти
Уничтожение.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения является правом, а не обязанностью предпринимателя. Предприниматели и индивидуальные предприниматели могут сохранять необходимые документы сверх установленных критериев до тех пор, пока считают это необходимым. Однако если установленный законом срок хранения истек, а сами документы больше не имеют коммерческой ценности, их уничтожение должно быть произведено в соответствии с определенной процедурой.
1 Необходимо создать экспертную комиссию, которую утверждает руководитель организации. В состав комиссии должны входить профессиональные эксперты, обладающие необходимой квалификацией для определения важности и будущей актуальности уничтожаемых документов.
2 запрещает уничтожение файлов без экспертизы. По результатам составляется протокол, определяющий перечень документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Он подписывается всеми членами экспертной комиссии и заверяется руководителем организации.
3. документ передается на уничтожение. Уничтожение может быть выполнено внутри организации или передано в специальный орган (например, если накопленные файлы измеряются в тонах). Это обеспечивает удаление и немедленную очистку. В случае независимых действий должно быть создано действие, определяющее настроение (например, отсоединение, сжигание). Договор об утилизации с третьей организацией должен быть расторгнут. Документ доставляется с накладной вместе с выводами экспертной комиссии. В накладной указывается общий вес и количество отправленных документов. После катастрофы стороны подписывают акт об оказании услуг.
О хранении копий разрешений на строительство
Институт административно-технической инспекции (ИАТИ) просит помощи в отборе статей для списка «Строительные лицензии». Согласно справочнику (статья 797), срок хранения лицензии является постоянным, но это относится к первоначальной лицензии, которая была у подрядчика и впоследствии оказалась у заказчика строительства. В Оати хранится только копия «строительной лицензии». Можно ли сделать так, чтобы не хранить постоянно какие-либо статьи, поскольку нет возможности сохранять многочисленные копии?
Врач, ведущий специалист по управлению документами ЭОС, эксперт ISO, член Международного совета архивов.
Мне кажется, что вам следует созвать заседание собственной экспертной комиссии и установить, какие именно экземпляры с какими сроками хранения действительно нужны вашей организации.
На мой взгляд, в данном случае попытка найти соответствующие статьи в перечне стандартов архивного документооборота, формируемых в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, указывает на срок хранения (2010 год).
Хотелось бы обратить внимание на то, что у нас включен еще один справочник, в частности Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности живых существ, в котором указан срок хранения (утвержден в порядке. Министерство культуры и средств массовой информации Российской Федерации.
Информация взята из выдержек из ныне отмененного московского законодательства.
Закон города Москвы от 7 июля 2003 года 50 «Порядок подготовки и получения разрешений на строительство, реконструкцию городских объектов в городе Москве» (отменен в связи с изданием Закона города Москвы от 25 июня 2008 года 28 «О городе Москве»). Статья 18 «Порядок оформления, регистрации и положения разрешений и разРешений на реконструкцию».
6. Разрешения на строительство оформляются в трех экземплярах. Один экземпляр выдается изготовителю. Второй экземпляр хранится в архиве Московской городской исполнительной власти, утвержденном Правительством Москвы. Третий экземпляр направляется в Департамент строительства и градостроительства города Москвы для регистрации в Государственном градостроительном реестре земель города Москвы. Копия лицензии на строительство, заверенная Мосгорнаследием, хранится в утвержденной Правительством Москвы исполнительной дирекции у исполнителя проекта (подрядчика) на строительной площадке. В течение срока действия лицензии на строительство осуществляется управление и технический надзор.
Выберите вариант доступа
Отправка подтверждения подписки по электронной почте на ваш почтовый ящик
Вы должны быть зарегистрированы, чтобы оставить комментарий
0 комментариев
Рекомендация.
Постановление о признании и размещении ЛНА
Разработан локальный нормативный акт для организаций. Как правильно называется приказ: «принятие» или «утверждение и принятие
Специалист-документовед, документовед, приглашенный лектор РЭО при Президенте РФ
Насколько обязателен образец документов, утверждаемых организацией?
Согласно приказу, вступил в силу единый реестр предприятий (включающий, например, примеры приказов, препроводительных документов, должностных инструкций и локальных нормативных актов). В организационно-распорядительных документах указано, что порядок разработки, утверждения и согласования определен в приложении к приказу. Документы получают статус «стандарт» только на основании их регистрации в едином реестре стандартов. При этом в приказе ничего не говорится о статусе этих стандартов. Какой статус имеют эти стандарты: обязательный, факультативный или рекомендательный? Например, если сотрудник получает за основу стандарт должностной инструкции, а в нем нет ни одного пункта, делает ли это лайт-рог от требований применения стандарта?
Специалист-документовед, документовед, приглашенный лектор РЭО при Президенте РФ
На основном документе есть штамп CPD, а на приложениях — нет.
Организация прислала документ с пометкой «для служебного пользования». Сам документ на трех листах с печатью. Однако 28 отделений (две таблицы) не имеют штампов. Как правильно оформить приложение? И распространяется ли на него ограничение доступа, но не маркировка, или приложение не является документом ДСП?
Специалист-документовед, документовед, приглашенный лектор РЭО при Президенте РФ
У этого документа есть разные решения для разных руководителей
Наша компания велика, и у генерального директора есть много альтернатив в некоторых областях. Организации часто получают письма, адресованные двум сотрудникам компании. Например, когда в письме затрагивается вопрос, который является предметом проверки этих руководителей, причем с двумя альтернативами. Соответственно, документ отправляется обоим директорам для аудитора. Таким образом, один и тот же документ обычно имеет два решения с разными исполнителями и разными сроками (поскольку каждый руководитель имеет уникальную точку зрения). А иногда имена исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. Кроме того, решения двух руководителей не могут быть оформлены одновременно, так как один из директоров может отсутствовать на работе в связи с командировкой. Решение второго руководителя может быть оформлено позже решения первого руководителя. В каких резолюциях необходимо положение об отправке и контроле исполнения документов, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни то, ни другое? Однако нелепо устанавливать разные сроки отправки одного и того же документа для исполнения разными службами.
Специалист-документовед, документовед, приглашенный лектор РЭО при Президенте РФ