Отправляйте составленный финансовый отчет непосредственно принципалу по завершении отчетного периода. В этом документе должны быть отражены все операции, совершенные в рамках агентского соглашения, включая полученные доходы и понесенные расходы. Убедитесь, что каждый раздел структурирован в хронологическом порядке и детализирован.
Составляйте сводку на основании условий договора. Укажите отчетный период, включите подтверждающие документы по каждой записи и убедитесь, что все значения соответствуют платежным документам. Если в договоре прописан определенный формат, используйте его; в противном случае представляйте данные в четкой логической последовательности.
Укажите, кто подписывает документацию — обычно это лицо, уполномоченное представлять посредника. Их подпись подтверждает точность и полноту заполнения. Избегайте задержек: отправляйте файл в сроки, указанные в договоре с агентством. Если срок не установлен, отправьте его сразу после завершения сверки.
Используйте предпочтительный для директора способ доставки — как правило, электронную почту, корпоративный портал или физическую доставку. Подтвердите получение и запросите письменное подтверждение. Сохраняйте копии для внутренней документации и аудита. Формат и язык должны соответствовать формальным деловым стандартам, изложенным в первоначальном соглашении.
Кто и когда готовит документ
Посредник должен составить документ сразу после завершения отчетного периода или по завершении конкретного задания, в зависимости от условий договора. Сроки строго определены соглашением с принципалом, и задержки могут повлечь за собой штрафные санкции.
Ответственным за составление проекта является сотрудник или отдел организации-посредника, уполномоченный работать с договорной документацией. Как правило, это назначенный сотрудник, знакомый с объемом задач принципала.
Посредник подписывает резюме перед его отправкой. Оно должно быть направлено принципалу по согласованному каналу связи — электронной почте, внутренней системе или почтовой службе — в сроки, указанные в договоре.
Директор рассматривает и подписывает резюме или возвращает его с возражениями. Если в течение указанного срока возражений не поступило, документ обычно считается принятым по умолчанию.
Чтобы составить его правильно, укажите сроки, укажите выполненные действия, сошлитесь на соответствующие документы и рассчитайте компенсацию, если это применимо. Посредник должен хранить копию в качестве части внутренней отчетности.
Убедитесь, что документ датирован, пронумерован и содержит подписи обеих сторон, если соглашение требует взаимного подтверждения.
Как составить сводку по агентам
Начните с определения отчетного периода, охватываемого документом. Четко укажите временные рамки, используя точные даты. Это поможет принципалу проверить актуальность представленной информации.
Перечислите все сделки, совершенные за этот период. Для каждой из них укажите: дату, контрагентов, описание услуг или товаров, полученные или уплаченные суммы и соответствующие ссылки. Соблюдайте хронологический порядок.
Используйте единое форматирование для всех записей, чтобы обеспечить ясность. Группируйте финансовые данные отдельно от описательных разделов. Указывайте валютные единицы и используйте десятичную точность для всех значений.
Указывайте удержанные комиссионные или вознаграждения, включая основания для их расчета. Приведите формулы или ссылки на договор, обосновывающие каждый вычет.
В качестве приложений приложите подтверждающие документы, например, подтверждения платежей или счета-фактуры третьих лиц. Ссылайтесь на эти материалы прямо в тексте, чтобы подтвердить ключевые моменты.
В конце документа укажите окончательный остаток, причитающийся принципалу или от него. Сверьте эту цифру с отдельными суммами, указанными ранее, чтобы избежать расхождений.
Человек, который готовит файл, должен подписать его, указав полное имя, должность и дату подготовки. Если в подготовке участвуют несколько человек, определите, кто составляет каждый раздел и кто подписывает окончательный вариант.
Отправьте файл директору в срок, указанный в договоре. Используйте способ, позволяющий подтвердить доставку и сохранить архив (например, электронная почта с прочтением квитанции или заказное письмо).
Сохраняйте копию внутри компании для аудита и разрешения споров. Обеспечьте согласованность между переданной и сохраненной версиями.
Кто подписывает отчет
Подпишите заявление лично в качестве принципала после подтверждения его полноты — никогда не делегируйте эту обязанность.
Кто подписывает: принципал, поскольку только он несет полную ответственность за цифры, формирующие финансовую отчетность.
Как формируется документ: представитель составляет проект отчета, прилагает к нему ваучеры, указывает все комиссионные и передает его на проверку принципалу. Директор проверяет итоговые суммы и подтверждающие данные, затем подписывает и ставит дату на последней странице отчета.
Когда подписывать: двухдневный срок после получения позволяет достаточно времени для проверки записей и, при необходимости, возврата файла для исправления. Более длительная задержка создает риски по агентским оговоркам.
После подписания принципал должен отсканировать подписанный отчет и отправить электронную копию обратно представителю, а оригинал передать в бухгалтерию в течение пяти дней, чтобы соблюсти установленные законом правила отчетности.
Как отправить отчет принципалу
Отправляйте подготовленную документацию принципалу только после того, как убедитесь, что она включает все необходимые финансовые данные и результаты деятельности за отчетный период.
- Определите, кто готовит документ. Как правило, это делает бухгалтерия или операционный отдел в рамках агентского соглашения.
- Уточните, когда необходимо предоставить отчетность. Обычно в договоре прописывается ежемесячная, ежеквартальная или ежегодная периодичность.
- Определите способ отправки. Приемлемыми форматами являются отсканированные копии с подписями или PDF-файлы с цифровой подписью, передаваемые по электронной почте или через защищенный клиентский портал.
- Укажите, кто его подписывает. Назначенный представитель компании подписывает документ перед отправкой. Директор может отклонить письмо, если оно не подписано.
- Убедитесь, что отправитель уполномочен. Только лица, указанные в агентском договоре, имеют право направлять такую документацию принципалу.
- Включите приложения. Обычно требуются подтверждающие документы, такие как счета-фактуры, подтверждения платежей и сверки.
Готовясь к отправке, составьте сопроводительное сообщение, в котором укажите период, подтвердите точность и предоставьте контактную информацию для последующих действий. После того как все будет проверено и подписано, отправьте полный пакет принципалу без промедления, чтобы соблюсти сроки отчетности, указанные в агентском соглашении.