Приступив к выполнению обязанностей кадровика, сразу же сосредоточьтесь на проверке документации, связанной с сотрудниками. Это включает в себя проверку наличия и точности трудовых книжек, идентификационных номеров налогоплательщика (ИНН), а также проверку правильности оформления трудовых договоров. Подготовьте контрольный список, чтобы отслеживать состояние каждого документа и проверять, не пропущены ли важные изменения.
Затем проверьте кадровый учет и все соответствующие отчеты. Очень важно проверить трудовую документацию на наличие несоответствий. Убедитесь, что все журналы по персоналу актуальны и что все важные вопросы были отмечены для проверки. Обратите внимание на все срочные вопросы, требующие немедленного решения, чтобы избежать дальнейших осложнений.
Кроме того, убедитесь, что налоговые записи, включая данные об ИНН, совпадают с регистрационными журналами сотрудников. В отделе кадров должна быть обновлена вся информация о новых сотрудниках, включая любые изменения в статусе и ролях.
Наконец, тщательный аудит кадровых журналов поможет выявить любые пробелы в ведении учета. Регулярные проверки снизят риск унаследовать нерешенные вопросы и обеспечат соответствие вашего отдела законодательным нормам. Отслеживайте все неотложные вопросы и при необходимости определяйте приоритетность немедленных корректирующих действий.
Что необходимо сделать в первую очередь
Начните с проверки наличия всей необходимой документации по сотрудникам. Сюда входят трудовые книжки, личные дела и другие ключевые документы. Убедитесь, что все записи актуальны и не содержат расхождений. Особое внимание уделите проверке точности ИНН (идентификационного номера налогоплательщика) и другой идентификационной информации.
Затем проверьте полноту трудовых книжек сотрудников. Если обнаружены пропущенные записи, исправьте их, обратившись к образцу трудовой книжки или личному делу сотрудника. Проверьте, соответствуют ли даты, должности и другие ключевые данные записям в трудовой книжке.
Убедитесь, что все документы правильно подшиты и организованы. В том числе проверьте состояние журналов и контрольных списков сотрудников, которые должны быть актуальными и легкодоступными. Особое внимание уделите согласованию регистрации сотрудников в системе кадрового учета.
Изучив документацию, решите все неотложные вопросы. Например, если какие-либо личные дела сотрудников не заполнены или требуют исправления, определите приоритетность этих задач. Немедленно исправьте все ошибки, чтобы избежать возможных расхождений во время аудита.
Наконец, составьте контрольный список для всех необходимых обновлений и исправлений. Это поможет отслеживать все изменения и не упустить ничего из виду в процессе перехода. Ваша главная цель на этом этапе — обеспечить бесперебойный документооборот и снизить риск возникновения проблем в будущем.
Образец. Акт приема-передачи документов по учету кадров
При получении кадровой документации крайне важно убедиться в наличии и точности всех необходимых документов, чтобы избежать проблем в дальнейшем. Данный акт оформляет передачу ответственности за комплектность документов между отделами.
Необходимо проверить и включить в документацию следующие пункты:
- Личное дело сотрудника
- Трудовые книжки
- Копии документов, удостоверяющих личность (например, паспорт, ИНН)
- Трудовой договор
- Справка от предыдущего работодателя (при необходимости)
- Медицинская карта (при необходимости)
- Подписанное согласие с правилами компании
- Копии свидетельств об образовании или дипломов
- Любая другая соответствующая документация (например, соглашения о неразглашении)
Каждый документ должен быть тщательно изучен, чтобы убедиться в отсутствии несоответствий. Обратите особое внимание на:
- Правильность личных данных (ФИО, дата рождения, ИНН)
- Правильность подписания документов (трудовой договор, ознакомление с правилами)
- Заполненные трудовые книжки с точными записями
- Отсутствие каких-либо документов (например, предыдущих трудовых книжек).
Если в ходе проверки были обнаружены какие-либо ошибки, необходимо заполнить контрольный список, чтобы отметить необходимые исправления, и проинформировать сотрудника о требуемых обновлениях. Контрольный список служит доказательством того, что документация была проверена и в нее были внесены все необходимые изменения.
Также рекомендуется создать реестр всех полученных кадровых документов, чтобы отслеживать любые будущие поправки или действия, необходимые для этих документов. В реестр следует включить краткое описание всех полученных документов, а также заявление о недостающей информации или документах.
По завершении этой проверки обе стороны (принимающий отдел и сотрудник) должны подписать акт, подтверждающий, что вся документация была передана и рассмотрена. Этот документ должен надежно храниться в кадровом архиве для последующего использования.
Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки
Начните с тщательной проверки трудовых книжек, обращая особое внимание на трудовые договоры и все обновления, внесенные в них. Убедитесь, что все документы сотрудника присутствуют и правильно заполнены. Проверьте наличие идентификационных номеров (ИНН) и других личных данных. Убедитесь, что все необходимые поля правильно заполнены в трудовых книжках и других сопутствующих документах.
Для более детальной проверки просмотрите журналы учета персонала, чтобы убедиться, что все изменения в статусе, должностях и заработной плате сотрудников были должным образом зарегистрированы. Ищите любые несоответствия или недостающие данные. Убедитесь, что записи в журналах соответствуют правильным датам, должностям и окладам. Если какие-то записи устарели, немедленно исправьте их, указав причину каждого изменения в соответствующем акте.
Используйте контрольный список для перекрестной проверки каждого раздела документации, включая трудовые договоры, кадровые приказы и журналы. Обращайте пристальное внимание на отсутствующие или неверные реквизиты в записях. Регулярно проверяйте соответствие документов фактическим условиям труда и статусу сотрудников.
Убедитесь, что все трудовые книжки сотрудников (трудовые книжки) актуальны и правильно заполнены. Проверьте записи в каждой трудовой книжке, чтобы убедиться, что история работы, должности и карьерный рост правильно отражены в документах. Для сотрудников, покинувших компанию, проверьте, в порядке ли их документы, включая приказы об увольнении и записи о последней зарплате.
Если вы обнаружили ошибки, немедленно исправьте неверные записи. В случае расхождений в трудовых книжках или отсутствия документов инициируйте официальный процесс сбора необходимой информации. Это включает в себя издание актов о внесении исправлений и обновление личного дела сотрудника. Отслеживайте все исправления в отдельном журнале, чтобы обеспечить прозрачность и точность процесса.
Необходимо регулярно проверять соответствие всей документации трудовому законодательству и внутренним политикам, особенно при решении срочных кадровых вопросов. Своевременное исправление любых несоответствий может предотвратить возможные юридические проблемы и обеспечить точность и полноту документации.
Образец. Контрольный список для проверки наличия кадровой документации
Чтобы убедиться в полноте кадровой документации, необходимо выполнить следующие действия:
- Проверьте наличие трудовых книжек на каждого сотрудника, включая оригиналы и обновленные контракты.
- Проверьте правильность заполнения документов, удостоверяющих личность (например, паспорта, национального удостоверения личности).
- Подтвердите сбор всех соответствующих идентификационных номеров налогоплательщика (ИНН) для каждого сотрудника.
- Убедитесь, что все трудовые книжки имеются в наличии и правильно заполнены в соответствии с правилами.
- Проверьте журналы на наличие точных записей и убедитесь, что в них отражены все изменения в статусе работника.
- Проверьте, внесены ли и обновлены ли все изменения в договоры с сотрудниками или должностные инструкции.
- Убедитесь, что все сертификаты и дипломы (если применимо) зарегистрированы и доступны.
- Обеспечьте точную регистрацию больничных и отпусков в соответствующей документации.
- Убедитесь, что пенсионные данные сотрудников, если они требуются, должным образом учтены.
- Убедитесь, что срочные документы, такие как сообщения о несчастных случаях на производстве или других происшествиях, правильно включены и своевременно поданы.
- Убедитесь, что начальный и конечный статус сотрудника четко задокументирован, а также данные об увольнении, если это необходимо.
- Убедитесь в отсутствии расхождений между предоставленными документами и внутренними документами организации.
- Убедитесь, что все личные дела организованы по сотрудникам и регулярно обновляются, чтобы отразить любые изменения в трудовом статусе.
Следуя этому контрольному списку, вы убедитесь, что необходимая кадровая документация заполнена и приведена в порядок, что предотвратит возможные проблемы в будущем.
Как принимать трудовые книжки
Когда вы получите трудовые книжки сотрудника, первым делом проверьте правильность записей. Проверьте документы на полноту и правильность форматирования. Убедитесь, что каждая запись о приеме на работу сделана правильно, с указанием даты, названия должности и причины увольнения или повышения. Убедитесь в наличии печати и подписи предыдущего работодателя. Если вы заметили несоответствия, немедленно задокументируйте их.
В процессе приема документов составьте контрольный список, чтобы убедиться, что в него включены все необходимые документы. Сюда могут входить трудовая книжка, копия идентификационного номера (ИНН) сотрудника и другие подтверждающие документы, связанные с его трудовой биографией. Этот контрольный список поможет не упустить ни одного важного пункта.
Если в трудовой книжке работника обнаружены ошибки, их необходимо исправить в установленном порядке. Обязательно исправьте ошибки, оформив официальный акт, подписанный обеими сторонами, и приложите его к трудовой книжке. Не забудьте указать ссылку на ошибку и внести необходимые исправления в соответствующий раздел документации.
После проверки трудовой книжки и сопутствующих документов убедитесь, что все формы подшиты по порядку и надежно хранятся. Рассмотрите возможность использования цифровой системы для отслеживания этих документов, что облегчит управление обновлениями и аудитом в будущем.
В момент получения трудовой книжки, если требуются срочные исправления или дополнительные шаги по проверке, займитесь ими в порядке первоочередной очереди. Это поможет избежать задержек в других процедурах и обеспечит актуальность всех документов до того, как сотрудник приступит к работе.
И наконец, ведите четкий учет всех поступающих трудовых книжек, включая подробную информацию о документации каждого сотрудника. Отслеживайте любые несоответствия, ошибки или проблемы, возникающие в процессе проверки, и оперативно решайте их, чтобы избежать осложнений в будущем.
Образец. Акт приема-передачи трудовых книжек
Получение трудовых книжек — важнейший этап в делопроизводстве. Важно убедиться, что все документы оформлены в надлежащем порядке и правильно записаны. Сначала проверьте наличие трудовых книжек, включая предыдущие записи и печати. Убедитесь, что документ соответствует личным данным сотрудника и его ИНН.
Затем обязательно сверьте сопроводительную документацию с личным делом сотрудника. Это включает в себя сверку данных в личном деле и подтверждение того, что вся необходимая информация учтена в трудовой книжке. Могут быть обнаружены ошибки, допущенные в прошлом, но на этом этапе проверки их необходимо сразу же исправить.
При получении трудовых книжек желательно иметь контрольный список необходимых документов. В контрольный список следует включить подтверждение факта работы в прошлом, любые изменения в предыдущих записях, а также подтверждение правильности всех данных. Если в документах обнаружены расхождения, важно отметить их в акте приема-передачи и запланировать дальнейшие исправления.
После завершения процесса проверки документы должны быть переданы в соответствующий отдел для надлежащей регистрации в журнале учета персонала. Убедитесь, что трудовые книжки зарегистрированы в журнале входящих документов. Все изменения, внесенные в ходе проверки, должны быть отмечены с соответствующими обновлениями в кадровой документации, что обеспечит прозрачность и точность кадрового учета.
В завершение убедитесь, что сотрудник подписал акт приема-передачи, подтвердив тем самым прием трудовой книжки и правильность внесенных в нее записей. Затем акт следует подшить для дальнейшего использования и контроля, чтобы обеспечить надлежащий учет трудовых книжек в системе делопроизводства вашей организации.
Срочные изменения идентификационного номера налогоплательщика (ИНН)
Немедленно проверьте записи, связанные с вашим ИНН, во всех соответствующих документах. Убедитесь, что все трудовые книжки, включая трудовые книжки и личные дела, точно обновлены. Любые несоответствия или устаревшие сведения в вашем ИНН должны быть исправлены в кратчайшие сроки, чтобы избежать в будущем сложностей с налоговыми органами и отслеживанием трудовых книжек.
Проверьте журнал учета кадров и другую документацию на предмет пропущенных обновлений в процессе приема на работу. В том числе проверьте правильность внесения всех личных данных в трудовые книжки, включая ваш ИНН. Если обнаружены ошибки, незамедлительно примите меры по их исправлению. Желательно подготовить образец документа для дальнейшего использования, чтобы упростить внесение необходимых изменений.
Обязательно выполните первый шаг по устранению этих несоответствий, составив официальный акт, подтверждающий внесение необходимых исправлений. Этот акт должен быть подписан и зарегистрирован в соответствующей системе документооборота. Затем внесите соответствующие коррективы в трудовые книжки и все связанные с ними документы по учету персонала, задокументировав все изменения с четкими пояснениями для следующей проверки персонала.
Если в ходе внутренних проверок были обнаружены ошибки, немедленно сообщите об этом в соответствующие органы и представьте исправленную документацию, включая обновленную копию трудовой книжки и налоговую отчетность. Регулярно проводите проверки личных дел сотрудников и следите за тем, чтобы любые несоответствия выявлялись на ранней стадии, особенно при обработке данных о новых сотрудниках.
Наконец, разработайте контрольный список для проверки этих исправлений при каждом приеме персонала или смене штата. Это поможет избежать недосмотра и обеспечит актуальность всех будущих записей. Регулярно проводите аудит личных дел и соответствующих журналов, чтобы убедиться в последовательности и соответствии юридическим стандартам учета персонала.