Соблюдайте единый подход к учету внутреннего состава, согласовывая последовательность внесения персональных данных со штатным расписанием, утвержденным руководителем соответствующего подразделения или канцелярией министра. Используйте табличные журналы с отдельными графами (колонками) для ФИО, данных о контракте, уличного адреса и истории назначений. Убедитесь, что каждая запись (запись) соответствует соответствующей сопроводительной документации.
Ведение учетных (регистрационных) материалов должно осуществляться в соответствии с установленными правилами департамента. Каждое подразделение должно хранить копии подписанных договоров, заявлений о приеме и увольнении, внутренних служебных записок в хронологическом порядке. Возложите ответственность за архивирование на специально назначенного сотрудника в подразделении (отделе), регулярно информируя его о кадровых изменениях.
Для временных ролей или срочных должностей по контракту (договору) подготовьте дополнительный раздел в папке, указав отдельные идентификационные номера и дату заключения договора. Все документы должны быть поданы без промедления. Любое отклонение в порядке (процедуре) ввода данных должно быть исправлено с помощью служебных записок и подтверждено непосредственным руководителем.
Проверяйте все входящие документы на полноту и точность до того, как они будут включены в местную систему учета (систему отслеживания). Если адрес включает новую улицу (street), которой еще нет в справочнике, подайте запрос на обновление в муниципальный отдел регистрации, чтобы избежать несоответствий в документообороте.
Документирование данных о найме и приеме сотрудников на работу
Сразу после подписания трудового договора ответственный сотрудник подразделения должен создать новую запись в списке индивидуальных учетных документов. Запись должна отражать:
- ФИО в соответствии с паспортом (построчная транскрипция в соответствии с официальным удостоверением личности).
- Дата приема на работу в соответствии с условиями контракта.
- Назначенный отдел с указанием точного внутреннего кода подразделения.
- Наименование должности в соответствии с приказом по штатному составу, утвержденным руководителем или соответствующим органом министра.
- Номер личного дела (генерируется последовательно в соответствии с порядком внутренней классификации).
- Адрес фактического проживания с индексом и полным названием улицы (улица должна быть указана полностью, без сокращений).
Все этапы онбординга должны быть перечислены в хронологическом порядке в графе «Прогресс онбординга» учетной формы. Сюда входят:
- Дата и результат медицинского осмотра (если это необходимо по контракту).
- Дата вводного инструктажа и назначенный куратор от подразделения.
- Дата выдачи пропусков и регистрации в ИТ-системе.
- Подпись, подтверждающая получение внутренних политик и инструкций по безопасности.
Каждая запись должна быть заверена ответственным сотрудником отдела кадров и подписана новым сотрудником. Все обновления в досье должны соответствовать официальному регистрационному порядку и утверждаться руководителем подразделения. Внесение изменений в состав личного списка допускается только при документально подтвержденном перемещении или увольнении сотрудников с обязательной отметкой в итоговой графе основного реестра.
Ведение и обновление личных дел сотрудников
Обеспечьте обновление каждого досье в строгом порядке, возложив ответственность за ведение учетных данных на уполномоченного сотрудника в каждом подразделении. Досье должно включать подписанную контракту, отсканированную копию удостоверения личности сотрудника, а также все документы, подтверждающие трудовую биографию и профессиональную квалификацию. В графе «Текущий адрес» укажите фактическую улицу проживания и контактные данные.
В файлах должны быть отражены изменения в статусе состава, включая назначения, увольнения, переводы и дисциплинарные взыскания. Каждая запись датируется и подписывается уполномоченным сотрудником. В случае изменений, инициированных приказом министра, приложите заверенную копию непосредственно к соответствующему графе. Не допускаются рукописные исправления без датированной отметки о внесении изменений.
Каждый файл должен оставаться в порядке, соответствующем утверждённому списку хранения, и подлежать регулярной внутренней проверке. Если графа неполная или содержит устаревшую информацию, требуется немедленное исправление. Все обновления должны фиксироваться в журнале учета с указанием даты модификации файла.
Учет переводов сотрудников внутри организации
Сразу после перевода сотрудника в другое подразделение необходимо внести соответствующую запись в штатное расписание с обновленным указанием подразделения, должности и условий контракта в соответствующем графе. Данное действие является обязательным независимо от того, является ли перевод временным или постоянным.
Все изменения должны быть подкреплены внутренним распоряжением, подписанным уполномоченным руководителем или, в случае необходимости, министром. В документе должны быть указаны дата перевода, причина, новое назначение, а также то, изменяется ли договор или остается неизменным. Если переезд затрагивает структуру состава, это должно быть отмечено в кадровой схеме и направлено в центральный отдел, ответственный за ведение учетных документов.
Любой переезд, связанный с изменением места работы, должен также отражать новую улицу и код офиса, указанные в реестре внутренних адресов. Без этих обновлений учет не считается актуальным.
К личному делу необходимо приложить копию распоряжения и новую должностную инструкцию, если обязанности различаются. Изменения также должны быть зарегистрированы в журнале учета движений в течение трех рабочих дней. Записи производятся строго в порядке получения подтверждающих документов.
При каждой передаче необходимо пересмотреть существующие условия по контракту, чтобы убедиться в их соблюдении. Если требуется внести изменения, они должны быть подписаны до даты передачи. В противном случае сотрудник остается на прежних условиях, что создает юридический риск для подразделения, инициирующего перевод.
Отслеживание дисциплинарных взысканий и соответствующая документация
Зафиксируйте каждое дисциплинарное взыскание в отдельной записи в учетных документах, хранящихся в подразделении. Убедитесь, что в записи отражены дата, конкретное нарушение, принятые меры и ссылки на подтверждающие материалы. Используйте графу «Дисциплинарные действия» в основном списке для классификации каждого случая и привязки его к личному делу сотрудника.
Обязательное содержание дисциплинарной записи
- ФИО сотрудника, должность и отдел
- Точная дата и место инцидента (включая улицу, если применимо)
- Подробное описание проступка
- Ссылка на нарушенное внутреннее правило или внешнее положение
- Решение уполномоченного должностного лица или комиссиия (например, приказ министра или распоряжение руководителя отдела)
- Наложенное взыскание, срок действия и условия его снятия
- Список сопутствующих документов (например, объяснительные записки, показания свидетелей)
Порядок ведения и архивирования
- Вся документация должна быть подана в течение пяти рабочих дней после завершения дисциплинарного взыскания.
- Вставьте каждую запись в систему структурированного учета, используемую в подразделении, обеспечив хронологический порядок.
- Обновите личные дела, чтобы отразить любые изменения в статусе (например, аннулирование, досрочное закрытие).
- Присвойте контрольный номер, привязанный к основному учетному списку, для перекрестной проверки.
- Храните отсканированные копии оригинальных материалов в защищенном цифровом архиве с ограниченным доступом.
Архивирование трудовых договоров и поправок к ним
Обеспечьте систематическое архивирование всех трудовых договоров и изменений к ним в соответствии с приказом министерства. Документы должны быть упорядочены по личному составу подразделения, обеспечивая правильное перечисление и хранение каждого договора. Информация должна быть помещена в безопасное, доступное место, например в физический архив или цифровую базу данных. Каждый документ должен быть проиндексирован по дате, изменениям и фамилии сотрудника.
Порядок хранения и ведение учета
В каждой записи соответствующее изменение должно быть приложено к оригиналу договора в соответствующей графе журнала учета. Уникальный идентификационный номер договора должен быть занесен в список персонала с указанием даты подписания, поправок и изменений в условиях найма. Необходимо строго придерживаться правил ведения учета, чтобы обеспечить хранение документов в соответствии с требованиями законодательства и их удобный поиск в случае необходимости.
Обеспечение соответствия правовым нормам
Все документы, включая изменения к договорам, должны храниться в архиве в соответствии с установленным порядком регистрации персонала. Это включает в себя обеспечение правильной записи адреса, включая название и номер улицы, в соответствующих полях каждого документа. Соблюдение этих правил крайне важно для поддержания точных и актуальных данных о сотрудниках на протяжении всего срока их работы в отделе.
Регистрация обучения, сертификации и изменений квалификации
Все изменения, касающиеся обучения, сертификации и квалификации, должны быть зарегистрированы в кадровой документации подразделения. Документация должна быть надлежащим образом оформлена в личных делах сотрудников и регулярно обновляться. Это включает в себя отслеживание любых соответствующих изменений в штатном расписании или профессиональных компетенциях, которые могут повлиять на условия контракта или должностные обязанности.
Записи об обучении и сертификации
Каждый пройденный курс обучения, а также соответствующие сертификаты должны быть задокументированы. Данные должны быть занесены в соответствующий раздел личных дел сотрудников, отражающий конкретную полученную квалификацию. Любое изменение сертификата или квалификации, будь то текущее или завершенное, должно быть отмечено в соответствующем поле кадрового реестра, чтобы обеспечить наличие актуальной информации для последующего использования. Эти изменения должны быть точно зафиксированы в личных документах, включая раздел контракта, где это применимо.
Изменения и обновления квалификации
Когда квалификация сотрудника меняется, важно соответствующим образом обновить его документы. Сюда относятся любые изменения в профессиональных навыках, сертификации или дополнительном образовании, которые могут повлиять на их роль или обязанности в отделе. Все обновления должны быть четко и организованно задокументированы в личном деле сотрудника с соответствующими ссылками на подтверждающие документы для проверки. Необходимо регулярно проводить аудит этих документов, чтобы убедиться в их точности и соответствии нормам, установленным министерством.
Управление записями об увольнении и документацией о выходе
При увольнении сотрудника крайне важно вести точную и тщательную документацию в соответствии с требованиями компании. Убедитесь, что все соответствующие документы, включая окончательные контракты, собеседования при увольнении и любые другие подписанные соглашения, заполнены и надежно хранятся. Эти документы должны храниться в специальных личных делах сотрудников и быть легкодоступными для дальнейшего использования.
Документация по увольнению и подпись
Документация по увольнению должна включать заполненный контрольный список, подписанный как сотрудником, так и его руководителем. Этот список должен подтверждать возврат всего имущества компании, такого как ключи, оборудование и карты доступа. Кроме того, убедитесь, что окончательная оплата труда сотрудника, включая остатки неиспользованного отпуска и другие выплаты, задокументирована в соответствующем разделе выходного досье. Все эти вопросы должны быть четко отмечены в системе бухгалтерского учета для окончательной обработки платежных ведомостей.
Хранение записей и соблюдение правовых норм
Убедитесь, что все документы об увольнении хранятся в соответствии с действующим законодательством и политикой компании. В частности, документы уволенных сотрудников должны храниться в личных делах в течение срока, определенного требованиями законодательства или политикой компании. Несоблюдение правил хранения может привести к юридическим осложнениям или потере важных данных. Эта документация должна быть конфиденциальной и безопасной, чтобы предотвратить несанкционированный доступ или неправильное использование личной информации.
Хранение и обеспечение сохранности кадровых документов в соответствии с правилами
Обеспечьте надежное хранение и обработку всех документов, касающихся состава и структуры персонала, в соответствии с порядком, установленным министерством. Учет документов должен быть организован в соответствии с перечнем, установленным в договоре, с акцентом на учет личного дела каждого сотрудника в специально отведенном отделе.
Вся документация по персоналу, включая личные идентификационные данные, должностные позиции и информацию о контрактах, должна храниться в безопасном месте с ограниченным доступом. Система ведения документации должна обеспечивать доступ только уполномоченного персонала в соответствии с требованиями законодательства. Храните документы в надлежащем порядке и регулярно обновляйте их с учетом изменений в структуре персонала.
Рекомендуется организовать систему хранения таким образом, чтобы можно было легко проверить учетные данные в графе по каждому сотруднику. Соблюдайте все правила, регулирующие сбор, хранение и защиту кадровой документации, чтобы избежать несанкционированного доступа или неправильного обращения с документами.