Документ утверждается одним (или несколькими) сотрудниками или специальными документами. Если документ утверждается работником, то грифом утверждения документа является слово утверждено (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.
ОАО «Генеральный директор »Рога и копыта
Если документ утвержден приказом или протоколом, гриф утверждения состоит из утвержденных слов (утверждено, утверждено, утверждено, утверждено, утверждено, утверждено)
(без кавычек), наименования утвержденного документа в условном уменьшении, его даты и номера и др:
20 марта 2006 г., по решению руководителя предприятия. 264/18
Протокол общего собрания акционеров от 17 марта 2006 года. 14.
Допускается концентрация реквизитов документа в требуемом «сигнале одобрения» по отношению к более крупной строке, например.
Приказом директора компании от 20. 12. 2003 г. № 264/18.
-Наименование (проверки, чеки, получение комплексных проектов, оборудования, удаления, испытания, случаи из дел, организационные разрешения),
— совещания (изготовление проектов, поставка материалов и технологий, традиции, договоры, научно-техническое сотрудничество, материальная ответственность),
-репозиции (проектирование объектов, для капитального строительства, для НИОКР, для ОКР; и для технических проектов),
— связи (работа, безопасность, внутренние рабочие классы, поддержка документооборота),
— Потребители (потребление сырья, материалов, электроэнергии, количество рабочих и т.д.)
-Отчеты (производственная деятельность, командировки, R∓ A и др.)
-Клиенты (рабочие места с ненормированным рабочим днем — например, стандартные документы с указанием сроков хранения и т. д.)
-Плана (производство, НИОКР, строительно-монтажные работы, научные исследования, новое оборудование, капитальный ремонт, научно-технические советы, ученые советы и т.д.)
— Программы (поездки, работа, мероприятия),
-Согласования (по структурным подразделениям, надбавки, оргштат),
— Чоат для производства проектов,
— Многочисленные штатные расписания,
— Штатные расписания и поправки к ним,
— Преступления по расходованию средств организации,
— Смета расходов на содержание экспертов организации.
Состоит из согласованных слов (без кавычек), фамилии лица, чья должность (включая марку тела) была согласована в документе.
Личная подпись, расшифровка (имя, фамилия), дата согласования и т.д:
Если авторизация оформляется письмом, протоколом и т.п., то авторизационный сигнал должен быть оформлен по следующей форме, например
Протокол № 12 Совета директоров Страховой компании «АББ» от 21 сентября 2005 года.
В зависимости от содержания документа внешние согласования рекомендуется проводить в следующем порядке
— В организации, на которую распространяется действие документа,
— С организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой относится содержание документа,
— В органах государственной власти (при необходимости),
— Органы государственного контроля (надзора) в конкретных областях (например, санитария, экология, пожарная безопасность),
— вышестоящие или сквозные органы, если закон предусматривает возможность осуществления контрольных мероприятий только с разрешения этих органов.
Используется для утверждения внутренних документов. Виза свидетельствует о том, что сотрудник ознакомлен с содержанием документа и выразил свое отношение к нему. Состав работников, подписывающих документ, определяется нормативными документами (правилами, инструкциями) учреждения. Отказ от подписи не допускается.
В процессе согласования могут возникнуть возражения по представленному тексту или его частям и подписям, разногласия. В этом случае мнения дополняются такими знаками, как «Не согласен», «Возражаю», «Не согласен со статьей 7», «Замечания не прилагаются» и т. д.
На документах, оригинал которых остается в корпусе, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала документа. Если оригиналом является документ, отправленный из органа, то виза проставляется внизу лицевой стороны копии поданного документа. Виза на документе может быть оформлена на отдельном листе согласования.
Рекомендуется проводить внутренние согласования в следующем порядке
— Руководитель структурного подразделения, для которого готовится документ,
— Редакторы из других подразделений предприятия,
-общественная организация (при необходимости),
— Состав экономического или бухгалтерского сектора,
— Руководитель предприятия, курирующий данную отрасль,
— Юридический директор или юрисконсульт предприятия.
Визы также используются для оформления процесса ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с документом, и начинается со слов «С приказом (АКТом, протоколом и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись сотрудника, ее перенос и дату.
Штамп удостоверяет подлинность подписи сотрудника на документах, предусмотренных определенными нормативными актами, подтверждает личные права и фиксирует события, связанные с финансовыми средствами.
Она ставится на наиболее важных документах для подтверждения их подлинности. Штамп отличается береговой и простой печатью. Гербовая печать — круг с изображением щита Российской Федерации в центре, по кругу перечислено полное наименование учреждения. Для федеральных органов государственной власти, иных государственных органов и организаций — Указ Президента Российской Федерации № 2050 от 30.11.93.
В коммерческих структурах используется простая круглая печать, равная гербовой для государственных организаций.
Простые печати бывают разных геометрических форм — круглые, прямоугольные, треугольные и овальные. На них обычно указывается название структурного подразделения органа. Они используются для различных целей
Для различных целей — от размещения, документирования копий, до опечатывания дверей, упаковок и т.д.
Штемпельные точки предназначены для фиксации части названия лица, подписавшегося на документе. Иногда эта точка сопровождается буквами «МП» или кружком с пометкой «помещено в круг». Оттиск печати должен быть разборчивым.
Перечень документов, подлежащих скреплению печатью:
Акты, доверенности, договоры, исследования, технические задания, заявки, исполнительные листы, приложения (например, входные кредиты), заключения и пересмотры, нормы расхода ценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы о просрочках, сметы, штатные расписания и изменения, спецификации продукции, образцы печатей, подписи специалистов с сертификатами на право ведения бизнеса, уставы учреждений, незаработанная прибыль.
Как ставится гриф утверждения документа — образец оформления
Штампы утверждения документов являются неотъемлемой частью большинства нормативных документов. Он придает документу легитимность и юридическую силу.
Герб утверждения должен соответствовать всем требованиям действующего трудового законодательства Российской Федерации.
Что такое гриф утверждения документа и его назначение?
Деятельность каждой компании предполагает оформление целого ряда документов. Каждый документ имеет определенное значение и обеспечивает контроль, управление, руководство или информацию. Все документы такого рода должны иметь юридическую силу.
Организационно-распорядительные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями, установленными на государственном уровне. В этом случае статус компании не имеет организационно-правовой формы. Правила оформления вышеуказанных видов документов едины для всех организаций.
Важную роль в делопроизводстве играют следующие нормативные документы
Формализация документов в едином формате позволяет достичь следующих результатов
Сигнал согласования является обязательным элементом некоторых документов. В ГОСТе этот обязательный элемент имеет порядковый номер 16. Описание этого элемента, информация о его необходимости и технологии оформления также присутствуют в регламенте.
В каждой организации должен быть перечень документов, подлежащих обязательному согласованию. Документы, входящие в этот перечень, должны быть заверены печатью.
Перечень документов, как правило, указывается в Инструкции по делопроизводству. В пенсионном обеспечении он должен руководствоваться отраслевыми нормами и соответствующими требованиями.
В трудовых документах, действующих на территории Российской Федерации, нет точного перечня документов, подлежащих обязательному утверждению. Поэтому на каждом предприятии этот перечень определяется потребностями.
Следует отметить, что в большинстве случаев распорядительные документы не утверждаются. Следовательно, их не следует скреплять печатью. Это связано с тем, что приказы и распоряжения подписывает главный руководитель компании. Их подпись служит утверждением.
Основная цель штампа утверждения — придать документу юридическую силу. Документы могут быть завизированы двумя способами: либо сотрудниками, либо соответствующим административным законом.
В большинстве случаев печатью заверяются следующие документы
Где и как они располагаются?
Информация о расположении штампа утверждения отражена в Положении о составлении организационно-правовых документов.
Согласно регламенту, место для его установки находится в правой верхней части обложки.
Содержание грифа утверждения определяется действующим ГОСТом.
Если документ утверждается сотрудником, то он должен содержать четыре строки. Каждая из них несет определенное значение и информацию.
Образцы.
Три способа утвердить документ
Сотрудники административных отделов и секретари часто сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Каковы способы утверждения документов и на какие ГОСТы следует опираться, чтобы избежать ошибок? Об этом рассказывает данная статья.
Существует ряд документов, которые формируются в процессе деятельности организации, и их утверждение является обязательным. Как правило, к ним относятся мероприятия, задания, инструкции, правила, чертежи и стандарты.
Имеет ли документ юридическую силу, зависит от того, соблюдены ли условия исполнения того, что требуется. Отсутствие штампа об утверждении делает документ бесполезным в юридическом смысле. Утверждение конкретного документа может распространить его силу на круг конкретных лиц.
В обязанности сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как следствие, утверждение ряда нормативно-правовых актов в области делопроизводства и архивного дела для конкретного предприятия. К ним относятся:
— Годовые программы работы с делами,
— акты об обнаружении документов,
— акт приема-передачи дел при смене руководителя архива,
— Положение об организации работы организации
— Инструкции по делопроизводству,
РЕКВИЗИТ 16 «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА»: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
К 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6. 30-2003 «Единая система документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р. 6. 30-2003). Он заменяет ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система информационная, библиотечная и издательская. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016).
Новый ГОСТ расширяет перечень методов утверждения документов.
Графа утверждения документа входит в состав реквизитов документа в правом верхнем углу первого листа документа.
При вертикальном расположении требований печать утверждения также располагается чуть ниже буквы письма.
Элементы печати утверждения допускается располагать по центру относительно длинной линии (пример 1) — это важно для крупных наименований организмов.
ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 предусматривает три способа утверждения документов.
2. распорядительным документом.
Все они имеют одинаковое юридическое значение, но оформляются по-разному.
СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ
Чтобы документ был утвержден работником, он должен иметь право его подписать (утвердить). Этот способ используется при утверждении должностных инструкций, положений, внутренних проверок, передачи дел — документов, не требующих дополнительных разъяснений. Как правило, только генеральный директор (директор, президент, президент) имеет право подписывать и утверждать документы учреждения. Список лиц, имеющих право подписи основных бухгалтерских документов, утверждается руководителем учреждения. В большинстве случаев список согласовывается отдельным приказом.
В зависимости от штатной структуры учреждения список лиц, имеющих право подписи, может быть утвержден приказом. Если в учреждении работает минимальное количество сотрудников, рекомендуется наделить определенных работников правом подписи и перечисления определенных видов документов (пример 2).
В. С. Туркина, помощник генерального директора
Данный документ был частично опубликован. 5 мая 2018 года и в полном объеме может быть прочитан в журнале «Секретарский справочник».
Узнать больше:
Гриф утверждения документа
Утверждение — это требование прописывается в документе, если это утверждение сотрудника, административный документ — постановление, решение, приказ, распоряжение или решение коллективного органа или решение. Если некоторые документы не утверждены, они не имеют юридической силы.
Какие документы нужно утверждать
Все организационные документы должны быть утверждены — уставы, правила, инструкции, процедуры и штатные расписания, номенклатура, перепись населения, бюджеты, прогнозы и т. д. Без гербовой печати эти документы не имеют юридической силы. Скачать образец перечня утвержденных документов можно в конце статьи. Есть несколько документов, которые нельзя назвать утвержденными, например, переписка, сертификаты и административные документы. Нет необходимости придавать им дополнительный юридический статус. Для этих документов достаточно подписи.
Каким способом утверждать документы
Документы могут быть утверждены двумя способами. Во-первых, документ может быть утвержден сотрудником, имеющим подпись. Второй способ — утвердить его в руководящем или информационном документе, а также в справочном документе. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Сотрудник утверждает документ: дополнительных пояснений к нему не требуется. Утверждение происходит во внешнем вышестоящем органе, когда в утверждении участвуют несколько сотрудников или организаций. Если документ требует дополнительных разъяснений, они утверждаются распорядительным документом. Одним приказом может быть утверждено много документов по одной теме.
Пример. Директора утверждают подразделения, должностные инструкции, оперативную экспертизу, проверки и ревизии, а также положения о происшествиях. В крупных организациях эти документы могут утверждаться менеджерами разных уровней, включая руководителей отделов. В иных случаях документы утверждаются руководящими документами или информационно-отчетными документами, например, в учреждениях с существенным коллективом.
Общие нормативные документы, описывающие основные процедуры работы (правила, инструкции и положения) учреждения, утверждаются руководящим документом. Коллективным протоколом утверждаются документы, издание которых отнесено к компетенции учреждения в соответствии с Учредительным документом. Например, утверждаются. Положение об организации закупок, положение о правлении, надбавки и другие документы.
Как оформить утверждение
Поставьте штамп утверждения в правом верхнем углу первого листа документа. Необходимая строка документа должна оставаться на большей строке или располагаться по центру. Формат печати утверждения зависит от способа утверждения документа.
Утверждение нормативных документов: печать утверждения состоит из утвержденных слов (утвердить, утвердить, утвердить или утвердить). (Скачать образец можно в конце статьи). Если утвержденный распорядительным документом нормативный документ не является единственным приложением к распорядительному документу, то над грифом утверждения указывается номер приложения без ссылки на распорядительный документ (скачать образец в конце статьи).
Утверждение работником: гриф утверждения состоит из наименования утверждаемого слова, должности лица, утверждающего документ, подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (скачать образец в конце статьи). Руководитель учреждения может утвердить или подписать документ, поэтому, если документ утвержден, обязательная «подпись» уже не ставится.
Коллективный орган утверждает документ, и решение заносится в протокол. В символе утверждения решения указывается наименование органа, утвердившего документ, дата и номер практики (скобка) (скачать образец можно в конце статьи).
Можно ли оформить несколько грифов утверждения на документе
Можно ли на документе одновременно оформить гриф утверждения и отметку о приложении
Да, если прилагается к нормативному документу, то приложите Нормативно-правовой кодекс или иной документ, утвержденный данным документом. В этом случае сделайте пометку о приложении на первом листе прилагаемого документа, без ссылки на распорядительный документ. Ниже следует использовать гриф утверждения, указывая реквизиты нормативного документа, утвержденного приложением.
При утверждении приложений — справочников, перечней и т. д. — вместе с документом приказа, отмечайте только те приложения, которые относятся к документу приказа (скачайте образец в конце статьи). Если документ был утвержден сотрудником, создайте только штамп утверждения без пометки в приложении. В данном случае это взаимоисключающие требования.
Читайте другие связанные статьи о работе с документами: правила приема и передачи документов в дело
Гриф утверждения: как правильно оформить
Штамп утверждения — одно из ключевых условий, необходимых для нормативных документов. Штамп утверждения подтверждает правовой статус и законность документа. Его содержание и оформление должны соответствовать требованиям, установленным государственными нормативными актами.
Загадки по теме:
Что такое гриф утверждения
Деятельность каждой организации регламентируется документами. Они носят управленческий, распорядительный, информационный и образовательный характер. Разумеется, все подобные документы должны быть законными. Это подтверждается единым стилем оформления и установленными требованиями к данному виду документов.
Правила оформления организационно-распорядительных документов устанавливаются на государственном уровне. Они обязательны для ведения любого бизнеса, независимо от формы собственности. Основными нормативными документами, используемыми в делопроизводстве, являются
Как утверждать документы в зависимости от их вида: полезные сервисы в журналах «Справочник секретаря».
Единые требования к наличию и расположению необходимых данных, а также к оформлению деловых документов позволят
Штампы утверждения документов являются необходимым условием для некоторых видов документов. В ГОСТ Р 7. 0. 97 это требование получило порядковый номер 16 (как и в предыдущих версиях ГОСТа). Правило также включает его описание, правила выполнения и завершения, а также его расположение на титульном листе.
Требования к элементам «сигнала утверждения», предусмотренные ГОСТ-2016
Как создать штампы утверждения на инструкциях по делопроизводству
Обычно такие документы скрепляются печатью утверждения.
Утверждение документа уполномоченным должностным лицом подтверждает законность документа и придает ему юридический статус.
Утверждение документов приказом
Способ утверждения ЛНА: приказ президента или с грифом утверждения.
Оформление грифа утверждения: примеры и образцы
Ответ на вопрос о том, на какой части документа ставится гриф утверждения, можно также найти в Положении о составлении организационно-распорядительных документов. Согласно регламенту, необходимое поле расположено в правом верхнем углу обложки. Если документ не имеет грифа утверждения, поле для требования остается пустым.
Образец штампа утверждения в отношении должностных инструкций секретарей
ГОСТ также определяет содержание надписи «Знак утверждения». Как правило, утверждение состоит из четырех строк, если документ был утвержден единственным сотрудником, имеющим на это право. Первая строка содержит утвержденные слова без кавычек. Строка 2 — наименование должности лица, уполномоченного документом. Строка 3 — собственноручная подпись с расшифровкой. Согласно правилам ГОСТа, инициалы сотрудника должны быть указаны перед обязательной фамилией «Утверждаю документ». В строке 4 указывается дата утверждения. Необходимые элементы могут быть расположены по центру относительно большей строки или левого поля.
Стандартизация штампов официального утверждения в зависимости от метода утверждения
Если документ утверждается в соответствии с требованиями законодательства и с учетом мнения профсоюза или другого представительного органа работников, штамп утверждения может иметь следующие формы
Штамп об утверждении программы мероприятий по охране труда и технике безопасности на рабочем месте
Если один документ утверждается на основании другого документа, например, приказа, то на первой строке штампа должны быть указаны утвержденные слова без кавычек, на второй строке — ссылка на утвержденный документ, на третьей — реквизиты: номер и дата. Утвержденное слово должно совпадать с названием принятого документа. Так, если утверждено положение, пишется слово «утверждено». Если программа «утверждена», то это значит, что все мероприятия «утверждены».
Глифада утверждения программ сменности
Гриф утверждения — это важный элемент, придающий документу юридическую силу. Поэтому важно, чтобы документ был правильно отформатирован и адаптирован. Согласно ГОСТу, обязательные поля располагаются в правом верхнем углу обложки. Содержание требований также скорректировано ГОСТом-2016. Ознакомьтесь с требованиями перед заполнением реквизитов.
В «Кадровых системах» есть образцы самых популярных писем, в том числе советы по редактированию специалистам по делопроизводству.
detector